Procuramos um assistente pessoal versátil e altamente organizado para desempenhar tarefas administrativas personalizadas para a alta administração. Nesta função, você será responsável por agendar reuniões, fazer anotações e lidar com a correspondência em nome dos gerentes. Você também pode ser solicitado a fazer planos de viagem e ajudar com outras tarefas, quando necessário.
Para garantir o sucesso como assistente pessoal, você deve apresentar excelentes habilidades organizacionais e experiência comprovada em uma função de secretariado. Os assistentes pessoais realizados são intuitivos às necessidades dos gestores e trabalham de forma autônoma para fornecer suporte administrativo personalizado.
▶️ Responsabilidades do assistente pessoal:
- Reportando-se à alta administração e desempenhando funções de secretariado e administrativas.
- Digitação, formatação e edição de relatórios, documentos e apresentações.
- Inserir dados, manter bancos de dados e manter registros.
- Relacionamento com departamentos internos, atendimento telefônico e organização de viagens.
- Gerenciamento de correspondência interna e externa em nome da alta administração.
- Agendamento de compromissos, manutenção de um calendário de eventos e envio de lembretes.
- Copiar, digitalizar e enviar documentos por fax, bem como fazer anotações.
- Preparar instalações para eventos programados e providenciar refrescos, se necessário.
- Encomendar material de escritório e substituições, bem como gerir serviços de correio e correio expresso.
- Observar as melhores práticas de negócios e etiqueta.
▶️ Requisitos do assistente pessoal:
- Diploma de ensino médio ou GED.
- Certificação em trabalho de secretariado, administração de escritório ou treinamento relacionado.
- 1-2 anos de experiência como assistente pessoal seria vantajoso.
- Ampla experiência na criação de documentos e planilhas, utilizando softwares de escritório como MS Word, Excel e PowerPoint.
- Digitação avançada, anotações, manutenção de registros e habilidades organizacionais.
- Capacidade de gerir correspondência interna e externa.
Conhecimento prático de impressoras, copiadoras, scanners e aparelhos de fax.
- Proficiência em software de agendamento de consultas, como MS - Outlook, bem como encaminhamento de chamadas.
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
- Excepcionais habilidades interpessoais.